Dưới đây, PNP SOLUTION xin chia sẻ một số thông tin hữu ích về dịch thuật các loại chứng từ, tài liệu này cùng quy trình dịch thuật công chứng, nhằm giúp quý vị thực hiện các thủ tục một cách hiệu quả và dễ dàng hơn.

1. Trước hết, chúng ta cần hiểu dịch thuật chứng từ xuất nhập khẩu và hồ sơ hải quan gồm những nội dung gì.

Dịch thuật chứng từ xuất nhập khẩu, hồ sơ hải quan bao gồm rất nhiều nội dung; trong đó có: Dịch thuật hợp đồng thương mại; Dịch thuật hoá đơn thương mại; Dịch thuật bảng kê hàng hoá; Dịch thuật vận đơn; Dịch thuật tín dụng thư; Dịch thuật chứng từ bảo hiểm; Dịch thuật giấy chứng nhận xuất xứ; Dịch thuật chứng thư kiểm dịch; Dịch thuật giấy chứng nhận chất lượng; Dịch thuật giấy chứng nhận kiểm định…

2. Vai trò của dịch thuật công chứng chứng từ xuất nhập khẩu và hồ sơ hải quan

Dịch thuật công chứng các chứng từ xuất nhập khẩu và hồ sơ hải quan sang ngôn ngữ của nước nhập khẩu sẽ giúp phía đối tác dễ dàng nắm bắt nội dung, tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình ký kết hợp tác và tăng tỷ lệ thành công. Đồng thời, việc dịch thuật còn giúp người tiêu dùng địa phương hiểu rõ hơn và gia tăng niềm tin vào sản phẩm.

Ngoài ra, dịch thuật công chứng là yếu tố cần thiết trong quá trình làm thủ tục nhập khẩu. Các cơ quan chức năng có thể kiểm tra nội dung và xác nhận giá trị pháp lý của hàng hóa, từ đó tạo điều kiện để sản phẩm được thông quan nhanh chóng và lưu hành trên thị trường quốc tế.

3. Những điểm cần lưu ý khi dịch công chứng các chứng từ xuất nhập khẩu và hồ sơ hải quan 

Khi dịch các tài liệu chứng từ xuất nhập khẩu và hồ sơ hải quan, cần chú ý đến các điểm sau để đảm bảo tính chính xác và phù hợp:

• Đảm bảo tính chính xác và thống nhất về thuật ngữ

- Thuật ngữ chuyên ngành: Các thuật ngữ liên quan đến xuất nhập khẩu, vận tải, và quy trình hải quan cần được dịch chính xác. Ví dụ: "Bill of Lading" (Vận đơn đường biển), "Certificate of Origin" (Giấy chứng nhận xuất xứ), "Packing List" (Bảng kê hàng hóa).

- Thống nhất thuật ngữ: Sử dụng cùng một cách dịch cho các thuật ngữ trong suốt tài liệu để tránh nhầm lẫn hoặc gây hiểu lầm cho cơ quan chức năng.

• Chú ý đến định dạng và trình bày

- Giữ nguyên bố cục gốc: Bố cục, bảng biểu, và số thứ tự cần được giữ nguyên để đảm bảo dễ dàng đối chiếu với bản gốc.

- Thông tin quan trọng: Những mục quan trọng như số lượng, trọng lượng, giá trị, mã HS cần được trình bày rõ ràng, không sai sót.

• Tuân thủ yêu cầu pháp lý

- Ngôn ngữ yêu cầu: Dịch sang ngôn ngữ được yêu cầu bởi quốc gia nhập khẩu hoặc xuất khẩu (thường là tiếng Anh hoặc ngôn ngữ địa phương).

- Chứng thực và công chứng: Tài liệu dịch cần được công chứng bởi tổ chức có thẩm quyền để đảm bảo giá trị pháp lý.

- Kiểm tra quy định quốc gia: Nắm rõ yêu cầu của cơ quan hải quan từng quốc gia để dịch phù hợp với quy định hiện hành.

• Tính nhất quán trong các loại tài liệu

- Các tài liệu như CO, CQ, hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, vận đơn phải có nội dung nhất quán về thông tin như tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, giá trị hàng hóa.

• Bảo mật thông tin

- Các tài liệu xuất nhập khẩu thường chứa thông tin nhạy cảm về kinh doanh. Đảm bảo tài liệu được bảo mật trong suốt quá trình dịch thuật và lưu trữ.

• Hiểu bối cảnh và yêu cầu cụ thể

- Loại hàng hóa: Mỗi loại hàng hóa có những yêu cầu đặc biệt liên quan đến kiểm dịch, tiêu chuẩn chất lượng, hoặc đóng gói. Tài liệu dịch cần phản ánh chính xác các yêu cầu này.

- Quy trình hải quan: Hiểu rõ quy trình thông quan tại quốc gia liên quan để đảm bảo nội dung dịch thuật phù hợp.

• Kiểm tra cẩn thận trước khi công chứng và gửi cho khách hàng

- So sánh bản dịch và bản gốc: Kiểm tra kỹ lưỡng để đảm bảo không có sai sót.

- Đánh giá chất lượng: Đảm bảo bản dịch đáp ứng tiêu chuẩn về ngôn ngữ, nội dung và pháp lý.

4. Có thể dịch thuật công chứng chứng từ xuất nhập khẩu và hồ sơ hải quan ở đâu?

Khách hàng có thể thực hiện dịch thuật công chứng chứng từ xuất nhập khẩu và hồ sơ hải quan và nhiều tài liệu khác tại:

• Tổ chức hành nghề công chứng: các văn phòng công chứng được cơ quan có thẩm quyền cấp phép hoạt động.
• Văn phòng dịch thuật chuyên nghiệp: các đơn vị dịch thuật có đủ năng lực, giấy tờ, chứng chỉ, nghiệp vụ, chuyên môn dịch thuật được cơ quan có thẩm quyền cấp phép.
• Công chứng viên độc lập: cá nhân có chuyên môn, nghiệp vụ được đăng ký hành nghề công chứng tại cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Để tiết kiệm thời gian và đảm bảo chất lượng, bạn nên lựa chọn các công ty dịch thuật chuyên nghiệp, như PNP SOLUTION, nơi cung cấp dịch vụ trọn gói từ dịch thuật đến công chứng, giúp xử lý tài liệu nhanh chóng và chính xác. 

5. Thời gian dịch thuật công chứng là bao lâu? Có lấy ngay được không?

Dịch thuật công chứng có hai công đoạn là (1) dịch thuật và (2) công chứng, vì vậy thời gian hoàn thành dịch vụ này sẽ phụ thuộc vào hai công đoạn trên:

• Dịch thuật tài liệu: Với các tài liệu đơn giản, thời gian hoàn thành bản dịch chuẩn nội dung và form gốc thường từ 15-40 phút. Đối với các chứng từ xuất nhập khẩu và hồ sơ hải quan chuyên ngành, thời gian dịch thuật dao động từ 1-3 giờ, tùy thuộc vào độ phức tạp và số lượng tài liệu. 
• Công chứng bản dịch: ngay sau khi hoàn thành bản dịch, bản dịch cùng bản gốc sẽ được mang đi công chứng. Công đoạn này có thể mất 20 phút - 1 giờ, tùy thuộc vào thời gian làm việc của cơ quan công chứng. Nhưng bạn yên tâm, công ty dịch thuật chuyên nghiệp sẽ lo cho bạn khâu công chứng này.

Nếu bạn muốn có bản dịch trong ngày, bạn có thể liên hệ với PNP SOLUTION! Chúng tôi cung cấp dịch vụ dịch thuật hỏa tốc, đảm bảo hoàn thành dịch thuật và công chứng trong ngày hoặc thậm chí trong vài giờ. Chúng tôi cam kết xử lý tài liệu nhanh chóng, chính xác và đúng hạn.

6. Tại sao nên chọn dịch thuật công chứng tại PNP SOLUTION?

Hiện nay, thị trường có nhiều đơn vị dịch thuật với mức giá đa dạng, nhưng việc chọn một công ty uy tín, đảm bảo bản dịch chất lượng và đúng hạn không hề dễ dàng. PNP SOLUTION tự hào là địa chỉ tin cậy, cung cấp dịch vụ dịch thuật công chứng trọn gói chuyên nghiệp và nhanh chóng.

Với nhiều năm kinh nghiệm, chúng tôi cam kết mang đến giá trị tối ưu nhất cho khách hàng: 

• Dịch thuật chính xác, chuẩn chỉnh: Chuyên dịch công chứng các chứng từ xuất nhập khẩu, hồ sơ hải quan, và các giấy tờ kinh doanh với độ chính xác cao.
• Đội ngũ biên dịch viên chuyên nghiệp: Các biên dịch viên tại PNP SOLUTION đều được đào tạo bài bản, am hiểu sâu sắc về ngôn ngữ và chuyên môn, mang đến bản dịch chất lượng tốt nhất.
• Tốc độ dịch nhanh, lấy ngay trong ngày: Với đội ngũ giàu kinh nghiệm, chúng tôi đảm bảo dịch thuật và công chứng trong thời gian ngắn nhất, tiết kiệm tối đa thời gian cho khách hàng. 
• Chi phí dịch thuật công chứng cạnh tranh nhất: Nhằm giúp giảm gánh nặng về tài chính cho khách hàng, chúng tôi cung cấp mức giá ưu đãi, cạnh tranh và luôn rẻ hơn những công ty trong ngành khác từ 10 đến 15%. Đặc biệt, bạn sẽ được hưởng nhiều ưu đãi hấp dẫn khác khi thường xuyên sử dụng dịch vụ của chúng tôi.
• Dịch vụ hậu mãi tận tâm: Sau khi đã bàn giao bản dịch ngôn ngữ đích cho khách hàng, nếu có bất kỳ yêu cầu sửa chữa hay hiệu đính, PNP SOLUTION sẽ ngay lập tức đáp ứng nhu cầu của khách. Đến với PNP SOLUTION, mọi khách hàng luôn yên tâm và hài lòng về chất lượng phục vụ.
• Bảo mật tuyệt đối: PNP SOLUTION cam kết bảo mật 100% tài liệu của khách hàng.

PNP SOLUTION không chỉ mang đến dịch vụ chuyên nghiệp mà còn tạo sự thuận lợi tối đa cho khách hàng.

Hãy đến với chúng tôi tại:

• Địa chỉ: Số 02, G04B Thành Công, Ba Đình, Hà Nội
• Hotline (24/7): 0862574720
• Email: pnptransteam@gmail.com

PNP SOLUTION – Giải pháp dịch thuật toàn diện, nhanh chóng và đáng tin cậy!